Pengalaman pribadi mengurus Visa J1 untuk studi ke Amerika Serikat

 

(Source of picture: Personal documentation)

 Oleh: Arsel Arianto Pau Riwu

 

Tulisan ini dibuat dengan tujuan membagikan pengalaman saya dalam mendaftar Visa J1 bagi teman-teman yang membutuhkan informasi dimaksud. Visa J1 merupakan jenis Visa non-imigran yang dikeluarkan oleh pemerintah Amerika Serikat (USA) untuk akademisi, siswa, mahasiswa, atau kategori lain yang hendak ke USA dalam rangka pertukaran (exchange visitor) baik budaya maupun pendidikan. Dalam tulisan ini saya membagi tahap pengurusan Visa dalam empat bagian umum yaitu pengajuan DS-2019, pengajuan Visa (formulir I-190 dan DS-160), interview, dan tahap pengambilan dokumen.

1.         Pengajuan DS-2019

Setelah mendapatkan Letter of Acceptance dari salah satu universitas tujuan studi di USA, salah satu tahap lanjut yang saya lakukan ialah mengurus Visa J1 yang didahului dengan pengajuan dokumen DS-2019 dari kampus tujuan studi. Dokumen ini berisi deskripsi program yang diikuti serta penjelasan terkait sponsor dari program dimaksud.  Form ini merupakan salah satu berkas yang wajib untuk dibawa aplikan saat mengikuti sesi wawancara di kantor kedutaan atau perwakilan USA. Pengurusan DS-2019 membutuhkan waktu yang relatif lama (satu hingga delapan minggu) karena dokumen tersebut umumnya dikirimkan secara fisik dari universitas ke alamat aplikan dengan jasa kurir. Oleh karena itu, sangat disarankan bagi aplikan untuk segera mengurus dokumen ini sejak awal dinyatakan diterima dan setelah secara final memutuskan melanjutkan studi di institusi yang dimaksud. Dalam pengurusan dokumen ini, beberapa informasi penting seperti bukti kelayakan finansial selama program berjalan umumnya akan dibutuhkan. Dari pengalaman saya dalam mengurus DS 2019 ke universitas tujuan, saya harus mengisi financial cover sheet dengan bukti kemampuan keuangan untuk membiayai perkuliahan selama minimal setahun pertama. Aplikan juga harus siap untuk memberi konfirmasi kepada pihak universitas jika terdapat informasi tambahan yang dibutuhkan dalam proses ini. Selanjutnya, jika pengajuan disetujui, maka dokumen fisik DS-2019 akan dikirimkan langsung ke alamat aplikan. Biaya yang terkait dengan proses pengiriman dokumen umumnya akan ditanggung oleh pihak aplikan.

Gambar 1. Tangkapan layar dari website ISSS untuk pengajuan DS-2019 dari University of Pennsylvania.

2.         Pengajuan Visa (formulir I-190 dan DS-160)

Setelah dokumen DS-2019 dikonfirmasi institusi tujuan, tahap lain yang harus diselesaikan sebelum melakukan pengisian aplikasi Visa ialah melakukan pengisian form I-190 dan membayar biaya I-901 SEVIS. Pengisian form tersebut dilakukan melalui website resmi Department of Homeland Security – United States. Pada saat pengurusan Visa J1 tahun 2023, biaya yang harus saya keluarkan adalah sebesar US$220. Semua aplikan Visa J1 memiliki beberapa opsi pembayaran termasuk dapat diarahkan untuk melakukan pembayaran melalui website FMJfee.com. Setelah melakukan pembayaran biaya I-901 SEVIS, bukti/konfirmasi pembayaran akan diberikan untuk dibawa saat tahap wawancara Visa.

Gambar 2. Contoh bukti pembayaran I-901.

Proses pengajuan Visa selanjutnya dilalui dengan membuat application ID pada portal aplikasi Visa online non-migrant (DS-160). Application ID ini serta pertanyaan keamanan diperlukan saat akan mengakses dan lanjut mengisi data pada form DS-160. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menyimpan form tersebut, dan mengingat jawaban pertanyaan keamanan.

Gambar 3. Tampilan depan website untuk pengajuan Visa non imigran (DS-160)

Terdapat lebih dari sebelas bagian dari aplikasi yang harus diisi dalam formulir DS-160 seperti informasi personal (data diri), perjalanan, tempat/organisasi tujuan di USA, keluarga, pekerjaan/pendidikan, hingga informasi terkait profil diri berhubungan dengan isu keamanan (sosial) dan kesehatan. Dalam proses pengisian data, disarankan untuk mempersiapkan informasi penting seperti kontak institusi tujuan, informasi perjalanan, alamat tujuan di USA, informasi keluarga, dan informasi pengalaman kerja dan pendidikan. Pengisian formulir DS-160 juga memerlukan informasi ID program dan nomor identifikasi SEVIS. Nomor ID program dapat dilihat pada dokumen DS-2019 atau dapat diakses dari pihak universitas bahkan sebelum fisik dokumen DS-2019 diterima aplikan. Sebagai informasi, pengisian aplikasi DS-160 harus dilakukan dengan penyimpanan data secara berkala karena sistem akan secara otomatis mengatur time out setelah 20 menit. Setelah pengisian aplikasi DS-160 dilakukan, aplikan akan diarahkan untuk mencetak bukti konfirmasi pengisian dokumen tersebut. Dokumen ini juga nantinya diperlukan untuk dibawa saat menghadiri sesi wawancara.

Gambar 4. Contoh lembar konfirmasi pengisian DS-160

 

Setelah mendapat konfirmasi pengisian formulir DS-160, tahap selanjutnya adalah melakukan pengajuan Visa secara online melalui portal.ustraveldocs.com. Pada bagian ini, aplikan akan mengisi beberapa data yang dibutuhkan, selanjutnya akan mendapatkan virtual account number untuk melakukan pembayaran melalui Bank CIMB Niaga bagi pendaftar di Indonesia. Pada saat pengurusan Visa J1 tahun 2023, biaya yang saya keluarkan adalah sebesar US$160. Slip bukti pembayaran dari pihak bank harus disimpan dengan baik sebagai salah satu dokumen yang akan dibawa saat mengikuti tahap wawancara.

3.         Tahap Interview

Setelah melakukan pembayaran visa, maka menjadwalkan wawancara dapat dilakukan melalui portal Aplikasi Visa A.S. dengan memilih waktu dan lokasi wawancara. Aplikan dapat memilih salah satu dari dua opsi tempat wawancara di Indonesia yaitu Kedutaan Besar Amerika Serikat di Jakarta atau Konsulat Jenderal Amerika Serikat di Surabaya. Setelah melakukan penjadwalan wawancara, makan aplikan akan mendapatkan bukti konfirmasi jadwal wawancara yang perlu untuk dicetak untuk dibawa saat mengikuti wawancara. Sebagai informasi, aplikan dapat melakukan perubahan jadwal dengan maksimum tiga kali kesempatan perubahan.

Gambar 5. Contoh konfirmasi jadwal wawancara

 

Sebelum mengikuti wawancara untuk mendapatkan Visa J1, berikut adalah beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan: (1)      Konfirmasi jadwal wawancara, (2)   Konfirmasi DS-160 yang lengkap dan dicetak pada kertas ukuran ‘letter’ atau kertas ukuran A4 dalam format portrait, (3)      Paspor yang masih berlaku, (4)      Bukti pembayaran dari CIMB Niaga, (5)   Foto berwarna menghadap depan dengan ukuran 5x5 cm, latar belakang putih, dan dicetak pada kertas glossy, (6)      Formulir DS-2019, dan (7)      Bukti pembayaran SEVIS. Sebagai informasi, saat mengikuti wawancara, saya juga membawa dokumen pendukung lain seperti surat penerimaan dari kampus (LoA) dan bukti dukungan finansial dari sponsor (contohnya bagi yang mendapat beasiswa). Hal ini hanya sebagai persiapan pribadi jika terdapat informasi yang perlu dikonfirmasi saat wawancara.

Pada saat hari wawancara, sangat disarankan untuk hadir lebih awal dari jadwal yang tertera pada lembar konfirmasi. Aplikan yang mengikuti wawancara di Kedutaan Besar Amerika Serikat di Jakarta akan melewati security screening dan melalui beberapa bilik sebelum diwawancarai oleh petugas. Bilik pertama akan dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen yang disyaratkan. Pada bilik selanjutnya dilakukan rekapan sidik jari. Setelah melewati bilik tersebut, aplikan akan mendapat panggilan untuk selanjutnya diwawancarai oleh petugas konsuler selama sekitar 10 - 15 menit. Informasi yang ditanyakan umumnya terkait tujuan ke USA, program yang diikuti, sponsor, serta aktivitas yang telah dan akan dilakukan berkaitan dengan program yang diikuti. Setelah wawancara, aplikan akan mendapatkan langsung informasi apakah pengajuan Visa diterima atau ditolak. Jika berhasil, maka aplikan akan diberi informasi lanjutan pada kertas putih, jika berhasil namun harus melengkapi beberapa dokumen tambahan, akan diberi kertas kuning, sementara jika gagal akan diberikan kertas merah. Berkas seperti paspor dari aplikan yang dinyatakan berhasil dalam wawancara akan dibawa oleh para petugas dan dikembalikan saat tahap pengambilan paspor dan Visa.

Gambar 6. Konfirmasi keberhasilan pengajuan Visa J1

4.         Tahap pengambilan dokumen

Pengambilan Visa dan paspor dapat dilakukan sesuai informasi jadwal dan tempat yang termuat pada kertas putih yang diberikan setelah wawancara. Terdapat dua opsi jalur pengambilan yang sejak awal (penentuan jadwal) dapat dipilih oleh aplikan yaitu mengambil di pool kurir pengiriman yang ditentukan oleh pihak kedutaan (RPX) atau dapat dikirimkan langsung ke alamat yang tertuang pada Appointment Confirmation Letter.

Demikian informasi yang ingin saya bagikan, semoga bermanfaaat.